Andere Systeme würden hier versagen: Geringhoff arbeitet mit docuglobe
Michael Fleihsig ist Technischer Redakteur und Teamleiter der Carl Geringhoff GmbH & Co. KG
Als Technischer Redakteur arbeitet Michael Fleihsig täglich mit docuglobe. Das war nicht immer so. Bei seinem vorherigen Arbeitgeber lernte er verschiedene Redaktionssysteme der gds-Marktbegleiter kennen, kam mit docuglobe aber lediglich durch Kunden in Berührung. Seit gut einem Jahr ist er nun Teil der Geringhoff GmbH und nutzt dort das Produkt der gds-Gruppe. Im Interview verrät Michael Fleihsig, wie für ihn der Systemwechsel war und was ihn an docuglobe überzeugt hat.
Seit einem Jahr arbeiten Sie mit dem Redaktionssystem docuglobe. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
Grundsätzlich haben mich die Übersichtlichkeit und vor allem die einfache Handhabung überzeugt. Wir können Redakteure, die zuvor noch nie mit einem Redaktionssystem gearbeitet haben, schnell einarbeiten und Aufgaben einfach zuteilen. Das ist für uns in Auslastungsspitzen, wenn wir auf Saisonkräfte zurückgreifen müssen, besonders wichtig. Andere Systeme würden hier versagen, da es keine Chance gäbe, die Mitarbeiter binnen zwei bis drei Wochen einzuarbeiten.
Gibt es weitere Unterschiede zu den Ihnen bekannten Redaktionssystemen und wie machen sich diese in der täglichen Arbeit bemerkbar?
Andere Systeme, die ich kenne, sind wesentlich komplizierter aufgebaut. Die Frage, die man sich bei der Wahl des Redaktionssystems stellen muss, ist: Was möchte man erreichen? Man muss festlegen, wie aufwendig die Technische Dokumentation gestaltet werden soll. Wir denken recht pragmatisch und wollen, dass ordentliche Dokumente entstehen, die wie aus einem Guss wirken und in mehrere Sprachen übersetzt werden können. Und das vorzugsweise kostengünstig und schnell, weil unsere Branche das fordert. Bei anderen mir bekannten Systemen ist zudem der administrative Aufwand viel größer. Es wird speziell geschultes Personal benötigt, denn schon kleinere Fehler können in solchen Systemen großen Schaden anrichten. docuglobe habe ich als sehr verlässliches und solides System kennengelernt. Sollten doch Fragen aufkommen, ist der Support von gds zudem grandios schnell.
Michael Fleihsig ist von dem Redaktionssystem docuglobe überzeugt
Fiel Ihnen die Umstellung vom einen zum anderen Redaktionssystem schwer?
Anfangs hatte ich tatsächlich Bedenken, ob docuglobe das leisten kann, was ein großes Maschinenbauunternehmen wie Geringhoff braucht. Denn jede Maschine ist individuell und setzt sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen. Entsprechend detailliert müssen die Technischen Dokumentationen sein. Zudem ist das Unternehmen sehr innovativ und entwickelt sich fortlaufend weiter. Ich war an ein anderes bekanntes System gewöhnt und mir nicht sicher, ob docuglobe ein ähnliches Ergebnis liefern könnte. Es stellte sich aber heraus, dass meine Vorbehalte völlig unbegründet waren – die Ergebnisqualität, die wir mit docuglobe erreichen, ist absolut zufriedenstellend. Die Implementierung des neuen Redaktionssystems verlief zudem reibungslos. Der Umsetzungsprozess von der Idee bis zum Start ging sehr schnell, da der erste Entwurf, den gds als spezielle Kundenanpassung lieferte, sofort passte. So konnten wir in der ersten Woche direkt produktiv mit dem Redaktionssystem arbeiten, ohne dass der Betrieb behindert wurde oder parallel zwei Systeme angewendet werden mussten. Nach einem Jahr Erfahrung kann ich sagen, dass die Entscheidung richtig war, auf docuglobe zu setzen.
DAS REDAKTIONSSYSTEM DOCUGLOBE SORGT FÜR ENTSPANNTE WORKFLOWS
Inwieweit erleichtert Ihnen docuglobe nun die Arbeit?
Wer docuglobe kennt, weiß wie übersichtlich das Redaktionssystem ist und wie gut das Übersetzungsmanagement funktioniert. Die Synergien, die man nutzen kann, sind gewaltig. Ein entscheidender Vorteil ist, dass wir Redakteure im gewohnten Word arbeiten können und uns gedanklich nicht erst in diverse Editoren einarbeiten müssen. So können wir uns auf die Redakteursarbeit konzentrieren. Für mich als Redaktionsleitung ist es zudem schön, dass auf einen Blick zu erkennen ist, welche Inhalte fertig sind, welche Dokumente gepflegt werden und welche Übersetzungen anliegen. Diese Informationen lassen sich in docuglobe alle sehr übersichtlich abbilden, was mir die Arbeit erheblich erleichtert. Aufgrund der positiven Erfahrungen haben wir unsere Arbeit mit docuglobe jetzt ausgebaut. Bisher wurden unsere Ersatzteilkataloge mit einem anderen System erstellt. Seit Februar 2019 produzieren wir diese ebenfalls vollständig mit docuglobe. Das Redaktionssystem bezieht Informationen aus unserem gegebenen Datenpool und erstellt auf dieser Basis in Minuten einen maschinenbezogenen Ersatzteilkatalog – das habe ich in meiner beruflichen Vergangenheit in so komfortabler Form noch nicht erlebt. Wir erstellen bei der Carl Geringhoff GmbH & Co. KG im Jahr 1.000 bis 3.000 Ersatzteilkataloge für unsere Maschinen. Als Maschinenbauunternehmen sind unsere Kapazitäten für die Technische Dokumentation allerdings begrenzt. Das führte in der Vergangenheit manches Mal zu Engpässen. Seitdem wir die Ersatzteilbearbeitung mit docuglobe erstellen, können unsere Technischen Redakteure wesentlich entspannter arbeiten und zudem schneller auf Probleme reagieren.
Gäbe es etwas, das Sie – trotz ihrer positiven Erfahrungen – gerne an docuglobe verbessern würden?
Wir produzieren sehr viele unterschiedliche Maschinen und die Erstellung der dazugehörigen Dokumentationen funktioniert mit docuglobe reibungslos. Das Einzige, was ich mir vielleicht wünschen würde, wären farbige Hervorhebungen in den Modullisten, wie man es von den Bookmarks bereits kennt. Diese könnten beim Durchsuchen von älteren Dokumenten helfen, sich zurecht zu finden. Wenn diese Markierungen in Überschriften oder Kapitelanfängen auch vorhanden wären, könnte das von Vorteil sein. Aber das ist eine kleine und ganz persönliche Sache.
